Nebenkostenabrechnung richtig prüfen

Nebenkostenabrechnung – So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung richtig

Heizkosten, Warmwasser, Wasser und Abwasser, Grundsteuer, Gebäudereinigung, Sach- und Haftpflichtversicherungen, aber auch Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen, Pflege des Gartens, Schornsteinfeger und die Kosten für Straßenreinigung sind Nebenkosten laut Mietrecht. Sie machen im Durchschnitt ein Viertel der Warmmiete aus. Laut Deutschem Mieterbund sind 2 bis 2,50 Euro pro Quadratmeter und Monat nicht unüblich, wobei abhängig von der Beschaffenheit der Wohnung, vom Verbrauch und Extra-Services (Wachschutz, Concierge) pro Quadratmeter jeden Monat 3 bis 5 Euro und mehr anfallen können. Ein im Vergleich zur letzten Abrechnungsperiode milder Winter und gesunkene Heizölkosten haben oft zur Folge, dass Mieter mit einer Rückerstattung rechnen können. Eine lange kalte Winterperiode und ein starkes Ansteigen der Energie- und Heizungspreise können hohe Nebenkostennachzahlungen nach sich ziehen.

Egal ob erfreuliche Rückerstattung oder ärgerliche Nachzahlung – eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung kann bares Geld wert sein, denn nach Angaben von Verbraucherschützern gilt jede zweite Abrechnung als fehlerhaft. Enthält der Mietvertrag keine wirksame Vereinbarung zu Nebenkosten, muss der Mieter keine Nachzahlung leisten. Hat der Mieter Nebenkostenvorauszahlungen über die monatliche Miete geleistet, kann er zu viel gezahlte Beträge zurückfordern.

Hinweis: Wenn Sie mit dem Überprüfen der Nebenkostenabrechnung befasst sind, tragen sie die Punkte in die Steuererklärung ein. Der Gesetzgeber erlaubt das Absetzen eines Großteils der Nebenkosten von der Steuer.

Wichtige Posten einer korrekten Nebenkostenabrechnung auf einen Blick

  • Angabe von Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums
  • Auflistung der vollständigen Betriebskosten
  • Nennung des Umlage-/Verteilerschlüssels
  • Alle durch den Vermieter bezahlte Betriebskosten
  • Geleistete Vorauszahlungen des Mieters
  • Rückerstattung oder Nebenkostennachzahlung

Der Gesetzgeber verlangt, dass die Nebenkostenabrechnung klar verständlich aufgebaut und formuliert sein muss. Der Mieter muss die Aufstellung der Betriebskosten ohne juristische oder betriebswirtschaftliche Vorbildung verstehen.

Welche Fehler bei Nebenkostenabrechnungen häufig vorkommen?

Die Nichtbeachtung gesetzlicher Vorgaben durch den Vermieter hat eine Reihe typische Fehler zur Folge. Jeder Mieter sollte eine Nebenkostenabrechnung nicht als gegeben hinnehmen, sondern prüfen lassen. Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen sind:

Fehlerhafter Abrechnungszeitraum und Fristversäumnisse: Der Vermieter lässt den gesetzlichen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten außeracht oder er versäumt die 12-Monate-Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit wird nicht eingehalten: Das ist der Fall, wenn der Vermieter unverhältnismäßig hohe Leistungen in Anspruch nimmt, beispielsweise für eine kleine Wohneinheit eine volle Hausmeisterstelle abrechnet.

Abrechnung nicht umlagefähiger Kosten: In der Nebenkostenabrechnung werden nicht umlagefähige Posten geltend gemacht. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebs- bzw. Nebenkosten definiert. Vom Mieter sind Kosten zu tragen, die dem Vermieter (Eigentümer) durch Gebrauch des Gebäudes / Grundstücks entstehen.

„Sonstige“ Kosten: Kosten, die vom Vermieter in der Nebenkostenabrechnung unter dem Punkt „Sonstiges“ angeführt werden, sorgen für Unsicherheit bei vielen Mietern. Häufig werden sie genutzt, um nicht umlagefähige Kosten auf den Mieter umzuwälzen. Der Vermieter muss die Transparenz der Kosten gewährleisten. Bei der Prüfung der Kosten unter „Sonstiges“ muss der Mieter darauf achten, dass sich Vereinbarungen zu den jeweiligen Posten im Mietvertrag wiederfinden.

Vereinbarung über die Umlegung der Nebenkosten

Als Mieter ist eine Nebenkostenabrechnung dann gerechtfertigt, wenn die umlegbaren Nebenkosten im Mietvertrag wirksam vereinbart worden sind. Wann gilt eine solche Vereinbarung über Nebenkosten als rechtlich bindend? 

1. Enthält der Mietvertrag lediglich einen allgemeinen Hinweis darauf, dass der Mieter die Nebenkosten trägt, kommt keine wirksame Vereinbarung zur Kostenübernahme zustande. Der Mieter ist außerstande, die anfallenden Nebenkosten zu erkennen, sodass ein Prüfen der Nebenkostenabrechnung nicht möglich ist.

2. Enthält der Mietvertrag einen Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung gilt die Übernahme der Nebenkosten durch den Mieter als vereinbart, denn in der vom Mieter einsehbaren Betriebskostenverordnung werden alle umlegbaren Nebenkosten (genau 17 Kostenarten) aufgelistet. Die Liste ist vollständig.

3. Bei Prüfung der Nebenkostenabrechnung ist darauf zu achten, dass der Vermieter vereinbarte Nebenkosten nicht einseitig ändern kann.

Nebenkostenabrechnung prüfen lassen: So geht’s!

1. Nebenkostenabrechnung kommt nicht fristgemäß

Eine nicht fristgemäße Abrechnung ist ein für den Mieter lukrativer Vermieterfehler. Kommt die Abrechnung zu spät, ist der Mieter von einer Zahlung befreit (Paragraf 556 BGB). Der Vermieter muss jährlich und nach 12 Monaten (dem Ende des Abrechnungszeitraums) Nebenkosten abrechnen. Danach hat der Mieter zwölf Monate zum Reklamieren eventueller Fehler in der Nebenkostenabrechnung Zeit. Der Vermieter ist auch dann für Verspätung verantwortlich, wenn bei die Abrechnung per Post zugestellt wird, diese den Brief zu spät ausliefert.

Wichtig: Der Mieter kann sich nicht darauf verlassen, dass ein einmal gerügter Fehler automatisch zu einer korrekten Abrechnung oder zu einem wirksamen Erstattungsanspruch führt. Eine jedesmalige Prüfung und Reklamation wäre demnach notwendig.

2. Größe der Wohnung stimmt nicht

Eine fristgerecht eingegangene Nebenkostenabrechnung sieht den ersten Vorteil beim Vermieter. Mieter müssen jetzt richtig reagieren und die Abrechnungsdaten einen kritischen Blick unterziehen. Ist die Wohnungsgröße korrekt? Das ist wichtig, da sie häufig für die Höhe der Nebenkosten maßgeblich ist.

Bei den Heizkosten wird die Wohnungsgröße zu 30 Prozent miteinbezogen, rund 50 bis 70 Prozent werden nach Verbrauch abgerechnet. Anders wird bei der Umlage der sonstigen Betriebskosten vorgegangen, denn hier bilden Personenzahl oder Quadratmeter die Abrechnungsbasis. Eine Kürzung der Kosten um 15 Prozent darf der Mieter vornehmen, wenn sich der Vermieter nicht an die gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung hält.

Verbraucher- und Mieterschützer bemängeln immer wieder, dass viele Wohnungen tatsächlich kleiner als im Mietvertrag angegeben sind. Kann der Mieter eine geringere Quadratmeterzahl beweisen, fallen seine Betriebskosten geringer aus. Eine andere Folge wäre eine Mietminderung. Ist eine Wohnung erheblich kleiner, kann ein Mietmangel geltend gemacht werden.

Wichtig: Weicht die tatsächliche Wohnfläche mehr als zehn Prozent von der im Mietvertrag angegebenen ab, liegt laut Bundesgerichtshof-Urteil ein Mangel vor (Az.: VIII ZR 295/03).

3. Hausmeister oder Verwalter?

Hausmeisterkosten sind umlagefähig. Der Mieter trägt Lohn und die Sozialabgaben. Allerdings sind ausschließlich Kosten für Hausmeistertätigkeiten abrechnungsfähig. Honorare für Verwaltertätigkeiten sind nicht umlegbar. Der Vermieter trägt alle derartigen Kosten von Bankgebühren, Telefon, Zinsen, etc.

Werden vom Hausmeister Verwaltungstätigkeiten wie Abrechnungen oder Wohnungsbesichtigungen erledigt, gehen diese Kosten zu Lasten des Vermieters. Ein Hausmeister darf Rasenmähen, wobei der Posten „Gartenpflege“ nicht gesondert in der Abrechnung erscheinen könnte.

4. Reparaturkosten sind unzulässig

Wie Verwaltungskosten sind Kosten für Reparaturen und Instandhaltungsrücklagen nicht auf Mieter umzulegen und reine Vermieterangelegenheit. Während Kosten für Wartung von Aufzug oder Heizung Teil der Nebenkosten sind, gilt das für anfallende Reparaturkosten nicht.

Wichtig: Versteckte Reparaturkosten werden beim Vergleich unterschiedlich hochausfallender Wartungsrechnungen über mehrere Jahre sichtbar.

5. Achtung bei Leerstand

Leerstehende Wohnungen (oder Gewerberäume) sind vom Vermieter wie bewohnte Wohnungen zu behandeln. Der Mieter trägt keinesfalls irgendein wirtschaftliches Risiko des Leerstands. Eine falsche Umlage der Kosten wirkt sich erheblich auf die Nebenkostenabrechnung aus. Werden Räumlichkeiten gewerblich vermietet, sind Kosten gesondert aufzuführen. Bei gewerblicher Nutzung sind Müll- oder Wasserbedarf, Grundsteuer und Versicherungsprämien höher.

Wichtig: Grundkosten für nicht vermietete Räume auf die Mieter zu verlagern, ist nach Bundesgerichtshof-Urteil unzulässig (Az.: VIII ZR 159/05).

Möglichkeiten der Finanzierung bei hoher Nebenkostenabrechnung

Ärgerlich für Mieter ist eine hohe Nachzahlungsforderung, weil die Vorauszahlungen zu niedrig angesetzt worden sind. Ein Vermieter sollte Zahlungen in einer möglichst realen Höhe ansetzen. Verpflichtet ist er dazu nicht. Dazu müsste sich im Mietvertrag ein Passus zur angemessenen Berechnung von Nebenkosten befinden.

Fälligkeit der Nachzahlung bei rechtmäßig erstellter Nebenkostenabrechnung: Ist die Nebenkosten nicht zu bemängeln, wird die Nachzahlung umgehend fällig. Bei einer Nachzahlung von mehreren Hundert Euro ist das Finanzbudget möglicherweise überfordert.

Kleinkredit als Überbrückungsmöglichkeit: In solchen Situationen kann der Kredit von cashpresso, Vexcash oder Cashper als Überbrückungsmöglichkeit eingesetzt werden. Der Kleinkredit für die Nebenkostenabrechnung ab 50 bis 3.000 Euro (bis 500 Euro für Neukunden) ist ein faires Angebot, welches ohne Vorkosten oder Bearbeitungsgebühren auskommt. Die Rückzahlung kann flexibel nach einem Monat oder nach 90 Tagen erfolgen.

Fazit: Nebenkostenabrechnung prüfen und bei Fehlern Widerspruch einlegen!

Hat ein Mieter Fehler aufgespürt, kann er gegen diese Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen. Die Widerspruchsfrist beträgt zwölf Monate nach Abrechnungseingang. Besondere formale Vorgaben für den Widerspruch sind nicht vorgesehen, ein schriftliches Einreichen ist jeder anderen Lösung vorzuziehen. Der Mieter sollte den Erhalt des Widerspruchsschreibens beim Vermieter sicherstellen. Eine persönliche Übergabe mit Zeuge oder Zustellung via Einschreiben sind möglich.

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Über den Autor

Thomas D. Bär ist diplomierter Ökonom. Seit mehr als zehn Jahren schreibt er als freier Redakteur über Finanz-, Immobilien- und Verbraucherthemen. In einer sehr auf Geld ausgerichteten Gesellschaft möchte er seinen Lesern in verständlicher Form im Alltag anwendbares Wissen vermitteln.

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