Digitalisierung in kleinen Unternehmen – Tipps für die Praxis

Wenn von Digitalisierung die Rede ist, zucken kleinste und kleine Unternehmen oft zurück. Die Scheu ist groß, das gewaltige Wort schreckt ab. Ein Blick auf die Aktivitäten der großen Konzerne zeigt, wie innovativ Unternehmensführung mit digitaler Unterstützung laufen kann. Komplett digitale Bewerbungsprozesse, Social Intranets zur firmeninternen Kommunikation und eine vollautomatische Logistik, die praktisch ohne Personal auskommt. Was können kleinste und kleine Unternehmen tun, um nicht den Anschluss zu verlieren? Der Beitrag gibt praktische Tipps, die mit überschaubarem finanziellen Aufwand in die Tat umgesetzt werden können.

pixabay.com © image4you (CC0 Creative Commons)

First things first: Finanzierung vorbereiten

Je nach Ausgangssituation im Betrieb und (Zwischen-) Zielsetzung in punkto Digitalisierung liegen die Investitionen zwischen einem vier- bis fünfstelligen Betrag. Wer beispielsweise eine komplett neue IT anschaffen muss braucht deutlich mehr Geld als ein Betrieb, der in diesem Punkt bereits gut ausgestattet ist und nun die Arbeitsprozesse und die Softwarelandschaft modernisiert. Minikredite für vergleichsweise kleine Investitionen finden Sie auf MIkroKredit24.net, einen umfassenden Vergleich von größeren Firmenkrediten speziell für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) bietet FinCompare. Dort haben Sie die Wahl zwischen Angeboten von mehr als 250 Banken. Gerade wenn es um Investitionen mit weitreichenden Konsequenzen wie bei der Digitalisierung eines Betriebes geht, sollte die Finanzierung vorausschauend geplant und rechtzeitig auf den Weg gebracht werden. Wichtig ist, dass Sie wissen, wieviel Kredit Sie sich leisten können und sich gleichzeitig fragen, welche Maßnahmen für Sie infrage kommen. Die folgende Aufzählung zeigt, welche praktischen Maßnahmen kleinen Betrieben helfen, die Digitalisierung anzugehen.

Kommunikation ändern

Das Thema Kommunikation ist in allen Betrieben wichtig. Sind Mitarbeiter im Außendienst unterwegs und wollen Informationen direkt ins Büro übertragen, sind Telefonate nicht immer möglich oder sinnvoll. Beispielsweise können technische Details auf schriftlichem Weg unmissverständlich abgebildet werden. Fehler sind leichter zu finden und zu klären. Außerdem dient die digitale Erfassung dazu, die Daten zentral zusammenzuführen, sodass sie prinzipiell jederzeit und von jedem Ort abrufbar wären.

Messengerdienste haben niedrige Eintrittsschwelle

Messenger Dienste wie WhattsApp, Skype oder Microsoft Teams lassen sich relativ unkompliziert benutzen, wobei an dieser Stelle gesagt sei, dass Firmen, die WhatsApp benutzen die App aus Sicht des Datenschutzes entsprechend präparieren müssen. Eine andere Möglichkeit zur digital aufgezeichneten Kommunikation ist Slack. Hier sind die Sicherheitsrichtlinien der Datenschutzgrundverordnung erfüllt. Slack bietet auch Videotelefonie an, sodass Mitarbeiter stets miteinander in Kontakt bleiben können. Die genannten Messenger Dienste sind kostenfrei zu haben, wobei kostenpflichtige Upgradeversionen beispielsweise bei Microsoft Teams und Slack verfügbar sind.

pixabay.com © bru-no (CC0 Creative Commons)

Dateiaustausch: Stets Zugriff auf Daten

Wer bislang die Daten zentral auf einem festen PC im Büro lagerte, sollte darüber nachdenken diese zentral für alle Mitarbeiter im Netz bereit zu stellen. Die zentrale Zugriffsmöglichkeit sorgt dafür, dass stets die neueste Version verfügbar ist. Es gibt verschiedene Alternativen für einen zentralen Dateiaustausch.


Eigener Server im eigenen Netzwerk

Mit dieser Lösung entscheiden sie sich für eine überschaubare Alternative. Hier werden die Daten auf einem eigenen Client-Server bzw. einer Festplatte abgelegt, die im definierten Netzwerk erreichbar ist. Sie bestimmen, welche Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen können und verschließen die Bereiche, die Chefsache sind.


Daten in der Cloud

Etwas weiter geht die Lösung der Ablage von Daten in der Cloud. Hier können Sie die Services verschiedener Anbieter nutzen. Diese stellen Ihnen bereits eine Infrastruktur bereit, in der Sie sich sofort bewegen können. Der Aufbau ist in der Regel einem Büro nachempfunden, welches auf digitale Weise umgesetzt wurde. Cloudspeicher werden zum Beispiel von Google Drive, OneDrive, Nextcloud oder Dropbox angeboten. Es gibt Dutzende Angebote, die sich im Hinblick auf ihre Funktionalitäten ähneln – und das Angebot wächst stetig weiter. Ein kostenpflichtiger Cloudspeicher ist beispielsweise Strato HiDrive, zu dem es zahlreiche günstigere oder sogar kostenfreie Alternativen gibt.


Projekte digital steuern

Um ein Projekt übersichtlich zu gestalten ist es hilfreich, wenn alle Beteiligten jeweils über den Status quo informiert sind. Mit Projektmanagement Software wird das möglich. Es handelt sich dabei um eine Plattform, auf der verschiedene Boards angelegt werden. Ein Board ist mit einem Projekt zu vergleichen. Auf dem Board können Sie verschiedene Listen anlegen. Diese Listen umfassen zum Beispiel die zentralen Prozessschritte. Innerhalb der Listen lassen sich einzelne Aufgaben erstellen, die den jeweiligen Mitarbeitern mit Terminen zugeordnet werden. Der große Vorteil von Projektmanagement-Software wie Meistertask, Trello oder von Asana ist, dass alle zu einem Projekt gehörigen Daten inklusive der Historie, der Zeitaufwände und Kosten aufgezeichnet werden (können).

 

Ein Beispiel soll erklären, wie das funktioniert:

In einem Handwerksbetrieb geht ein Auftrag ein. Bei dem Kunden Müller gibt es ein Wasserschaden, die Elektrik ist ausgefallen und ein Rohrbruch muss behoben werden.

  • In der Projektmanagement-Software wird nun ein Projektboard „Wasserschaden Müller“ eingerichtet. Diesem werden die Mitarbeiter zugeordnet, die an dem Projekt arbeiten, also zum Beispiel ein Elektriker und ein Gas-Wasser-Installateur.
  • Auf dem Board wird eine Spalte angelegt mit der Überschrift „Auftrag“. In dieser Spalte wird eine Karte eingefügt, auf der die Details des Anrufs erfasst sind. Hier kann jeder Mitarbeiter nachlesen, um welchen Schaden es geht.
  • Die nächste Spalte wird mit der Überschrift „To-Do“ versehen. Hier werden die einzelnen Aufgaben erfasst, die nun zu erledigen sind. Jede Aufgabe bekommt eine eigene Karte und auf jeder Karte wird der Mitarbeiter zugeordnet, der sie erledigen soll. Sie können sich diese digitale Kate wie einen Laufzettel vorstellen, der die Aufgaben enthält, die Ihr Mitarbeiter abzuarbeiten hat.
  • Der Mitarbeiter kann per App unterwegs die erledigten Aufgaben abhaken und Notizen einfügen, sodass jeder, der Zugriff auf das Board hat stets über den Fortgang auf dem Laufenden ist. Das erspart viele überflüssige Telefonate.
  • Zudem können Fotos vom Einsatzort, Lieferscheine oder Stundenzettel fotografiert und hochgeladen werden, sodass die Abrechnung im Büro zeitnah erfolgen kann und auch Bildnachweise über die geleisteten Arbeiten vorliegen.
  • Ist ein Auftrag komplett abgeschlossen, werden die erledigten Karten in die Spalte „erledigt“ geschoben. Das Board wird geschlossen.

Dieses Beispiel ist nur eine Variante, denn Sie können die Boards und Karten individuell benutzen – so ähnlich wie einen Projekt-Einsatzplan auf Papier, den Sie bislang im Büro an der Wand hängen oder als Zettelwirtschaft in der Handakte hatten.

Fazit:

Digitalisierung in kleinen Betrieben lässt sich Schritt für Schritt angehen und ebenso schrittweise in überschaubaren Summen finanzieren. Neben der Grundausstattung der IT ist die Einarbeitung der Mitarbeiter kostenintensiv. Denn diese müssen sich an eine ganz neue Arbeitsweise gewöhnen. Schulungen durch externe Trainer helfen dabei, die Einarbeitungszeit zu minimieren.

Author Details
Konstantin Botschmanowski ist seit 2013 Unternehmer und betreibt unter anderem das Vergleichs und Informationsportal Mikrokredit24.net. Das Ziel von Mikrokredit24.net ist es Menschen dabei zu helfen sich besser in der Finanzwelt zurechtzufinden, besonders bei der Finanzierung für Privatkunden, Firmenkunden oder Start-Up´s möchten wir mit Mikrokredit24.net helfen.
Letzte Aktualisierung:

Mikrokredit24 - Finde den besten Mikrokredit
Compare items
  • Testergebnis (0)
Compare
0

Nicht die passende Finanzierung gefunden?

  • Kreditsumme: 1.000 bis 50.000 Euro
  • Laufzeiten: 12 bis 84 Monate
  • Schnelle Kreditentscheidung
  • Auch bei schlechter Bonität
  • Kredit von Privat an Privat

Bei auxmoney bekommst du einen Kredit von Privat auch bei schlechter Bonität, einfach direkt online beantragen und online Kreditentscheidung bekommen

Diese Website benutzt Cookies. Wenn Sie die Website weiter nutzen, stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Mehr Infos

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen